Cara Mengatur Proyek Besar Saat Anda Merasa Kewalahan

Oleh : GarenaQQ

Merasa kewalahan oleh proyek atau tugas yang tampaknya mustahil untuk diselesaikan? Berikut adalah 4 langkah bermanfaat untuk membantu Anda mengatur dan kembali ke jalur yang benar!

Sudah lebih dari setahun sejak pandemi global secara radikal mengubah hidup kita, tetapi banyak pelajaran yang dipetik masih sangat segar.

Salah satu favorit saya ada hubungannya dengan putri saya Annie.

Anda tahu, selama beberapa minggu pertama dari petualangan homeschooling COVID-19 yang tiba-tiba kami paksakan, suami saya Chuck dan saya dengan naif mengira anak-anak kami sudah tahu apa yang harus dilakukan, dan kami kebanyakan membiarkan mereka begitu saja. Bagaimanapun, mereka berada di kelas 5 dan kelas 8 dan terbiasa mengelola tugas sekolah mereka sendiri. Tidak sampai Annie berulang kali melewatkan beberapa kelas langsung, kami menyadari ada sesuatu yang salah dan mulai lebih memperhatikan.

Apa yang kami temukan adalah kekacauan.

Dia memiliki tidak kurang dari 50–ya LIMA PULUH–tab yang terbuka di browsernya. Dia menolak untuk menutup salah satu dari mereka karena dia takut dia tidak akan dapat menemukan apa pun. Dia punya puluhan email yang belum dibaca dari gurunya. Dan dia sangat tertinggal di setiap kelas sehingga dia gagal sebagian besar dari mereka. Faktanya, dia sangat tertinggal dalam mengerjakan tugas sekolahnya sehingga kami bahkan tidak yakin apakah dia bisa mengejar ketinggalan.

Meskipun dia telah memberi tahu kami bahwa dia baik-baik saja, kenyataannya dia telah menghabiskan dua minggu penuh dalam kebingungan dan kewalahan.

Dan ketika kami akhirnya duduk bersamanya untuk melihat apa yang sedang terjadi, kemudian meluangkan waktu untuk memilah-milah semua tugas dan kursus yang harus dia selesaikan pada akhir tahun untuk lulus, kami ragu itu bahkan bisa dilakukan.

Tapi kami harus mencoba. Dan biarkan aku memberitahumu. Mencari tahu bagaimana membuatnya kembali ke jalurnya adalah SULIT. Ada begitu banyak momen frustrasi dan kemarahan, banyak teriakan, dan banyak air mata menetes. Untuk setiap dua langkah ke depan, rasanya seperti kita mundur satu langkah. Namun, sedikit demi sedikit dan sedikit demi sedikit, dia melakukan hal yang mustahil. Dia menaikkan nilainya dari Ds dan Fs menjadi tiga A dan B+.

Dan saat saya melihat kembali ke masa itu, saya menyadari ada beberapa langkah yang sangat jelas yang diambil Annie untuk membalikkan keadaan dan kembali ke jalurnya–langkah yang sama yang mungkin harus kita semua ambil ketika kita merasa kewalahan oleh sebuah proyek atau tugas yang tampaknya terlalu besar atau sulit untuk dicapai.

Cara Mengatur Proyek Besar Saat Anda Merasa Kewalahan

Papan Trello mengatur proyek besar

LANGKAH PERTAMA: TERORGANISASI

Sebelum dia bisa melakukan hal lain, Annie harus mundur selangkah dan menyiapkan beberapa sistem untuk melacak pekerjaannya. Saya membantunya mengatur perambannya dengan bookmark sehingga dia tidak perlu membuka begitu banyak tab, dan menunjukkan cara membaca & mengarsipkan email setelah dia tidak membutuhkannya. Akhirnya, bersama-sama kami membuat papan Trello untuk semua tugas & ujiannya, lalu membagikannya dengan gurunya sehingga kami semua bisa berada di halaman yang sama.

Sejujurnya, papan Trello inilah yang benar-benar mengubah permainan.

Trello, bagi Anda yang belum pernah mendengarnya sebelumnya, adalah alat manajemen proyek. Meskipun ada versi premium yang tersedia, saya menggunakan versi gratis dan ini berfungsi dengan baik untuk hal-hal pribadi. Ini bekerja dengan memungkinkan Anda membuat kolom (yang mereka sebut daftar) dan kartu, yang kemudian dapat Anda konfigurasikan menjadi apa pun yang masuk akal untuk proyek khusus Anda. Ini sangat mudah digunakan, dan tersedia baik online maupun sebagai aplikasi untuk ponsel atau desktop.

Inilah proses dasar saya untuk membuat papan Trello untuk sebuah proyek:

    • BUAT PAPAN BARU – Beri nama yang masuk akal, sehingga Anda akan tahu sekilas tentang apa papan itu. Anda juga dapat memilih latar belakang–baik warna atau memilih dari salah satu stok foto yang tersedia agar sesuai dengan topik papan.
    • BUAT KOLOM UNTUK PAPAN ANDA – Ini mungkin bervariasi tergantung pada apa sebenarnya proyek Anda, tetapi biasanya Anda akan memiliki setidaknya satu kolom untuk semua tugas yang harus diselesaikan, kolom lain untuk tugas yang sedang Anda kerjakan sekarang (baik kolom “Pekan Ini Tugas” atau “Tugas Hari Ini”), mungkin kolom untuk perjuangan atau penghalang jalan, dan kolom untuk tugas yang diselesaikan. Umumnya kolom ini diatur dari kiri ke kanan, dan tujuan Anda pada akhirnya adalah memindahkan semua tugas Anda dari daftar tugas utama ke kolom yang sudah selesai.
    • DUMP OTAK – Pada titik ini, Anda siap untuk mulai mengisi papan Anda dengan tugas, tetapi untuk melakukannya, Anda perlu melakukan brain dump dari setiap tugas yang mungkin dapat Anda pikirkan yang terkait dengan proyek ini. Jika itu adalah proyek sekolah, itu mungkin berarti mempelajari silabus dan menuliskan setiap ujian, bab, dan tugas. Atau mungkin hanya sejumlah besar pikiran yang melayang-layang di kepala Anda saat ini. Tapi keluarkan dari otak Anda dan ke selembar kertas.
    • BUAT KARTU TERPISAH UNTUK SETIAP TUGAS – Setelah Anda memiliki daftar tugas, Anda akan membuat kartu terpisah untuk setiap tugas. Kartu mudah dibuat hanya dengan judul, tetapi juga memungkinkan Anda menjadi lebih menarik–Anda dapat mengunggah file, menambahkan daftar periksa, menambahkan gambar sampul, menambahkan label, dan banyak lagi. Saran saya adalah memulai sesederhana mungkin, dan hanya menambahkan sesuai kebutuhan.
    • PESAN ULANG KARTU ANDA SESUAI URUT PRIORITAS – Pada kolom tugas utama Anda, pastikan kartu Anda diurutkan berdasarkan prioritas, dengan tugas yang paling penting dan mendesak di bagian atas dan tugas yang paling tidak penting di bagian bawah. Kemudian, ketika Anda memilih tugas mana yang harus dikerjakan selama seminggu, Anda dapat dengan mudah melihat dan memilih tugas yang paling penting.

Saya tahu terkadang lebih mudah untuk memahami sesuatu ketika Anda benar-benar dapat melihatnya beraksi, jadi saya membuat video singkat untuk memandu Anda melalui langkah-langkah ini dan menunjukkan beberapa contoh bagaimana keluarga saya menggunakan Trello untuk tetap teratur. Anda dapat menonton itu DI SINI.

LANGKAH KEDUA: BUAT JADWAL

Hal berikutnya yang kami lakukan adalah membuat jadwal berulang yang memberi Annie ritme dan rutinitas yang sangat padat untuk minggunya. Dengan menggunakan Google Kalender (alat gratis lainnya), kami memblokir semua kelas dan waktu pertemuannya untuk memastikan dia selalu tahu di mana dia seharusnya berada, ditambah menambahkan tautan zoom untuk setiap kelas di setiap blok waktu untuk mempermudah perjalanan ke sana. mungkin. Kami juga menyiapkan peringatan untuk mengingatkannya sebelum kelas akan dimulai, dan membuat blok waktu untuk apa yang harus dia kerjakan dalam waktu tidak terstrukturnya. Bagi Annie, memiliki struktur dan ritme ini untuk minggunya adalah kuncinya!

LANGKAH KETIGA: TETAP FOKUS PADA APA YANG DI DEPAN ANDA

Karena dia sangat ketinggalan, dan karena daftar tugasnya begitu menakutkan, kami mengajari Annie cara bekerja dalam sesuatu yang dikenal sebagai “sprint mingguan”. Itu ketika Anda memilih hanya beberapa tugas yang sangat spesifik untuk dikerjakan setiap minggu (atau setiap hari) dan kemudian memaksa diri Anda untuk “berlari” untuk menyelesaikan item tersebut sementara Anda mengabaikan yang lainnya.

Dia mulai bertemu dengan wali kelasnya (benar-benar luar biasa) pada pukul 8:15 setiap pagi, yang sangat membantu, dan bersama-sama mereka akan berbicara tentang apa yang dia butuhkan untuk bekerja pada hari itu, kemudian menempatkan tugas-tugas itu di kolom yang sesuai di Trello. Dengan begitu semua orang berada di halaman yang sama dengan apa yang Annie butuhkan untuk menjadi fokus setiap hari, dan Annie dapat merasa puas dengan memindahkan tugas-tugas itu ke dalam kolom yang telah selesai saat dia menyelesaikannya.

LANGKAH EMPAT: MERAYAKAN KEMENANGAN ANDA

Setiap kali Annie dapat memindahkan kartu ke kolom yang telah diisi, kami merayakannya! Setiap kali salah satu nilainya naik bahkan hanya satu persen, kami merayakannya. Dan sementara ada banyak frustrasi dan kemunduran di sepanjang jalan juga, kemenangan kecil kecil itulah yang membuat kami terus maju. Dan dengan setiap kemenangan, kami melihat kepercayaan dirinya tumbuh juga, yang sangat berharga untuk semua perjuangan.

Alice Walker pernah berkata bahwa “setiap perubahan kecil yang positif yang kita buat dalam diri kita sendiri akan membalas kepercayaan kita di masa depan.Sejalan dengan itu, pepatah Cina yang bijak mengatakan,orang yang memindahkan gunung dimulai dengan membawa batu-batu kecil.

Dan memang benar—prestasi terbesar kami selalu merupakan hasil dari tindakan kecil yang dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu.

Tidak peduli seberapa besar tantangan yang ada di depan Anda, Anda dapat menyelesaikannya selama Anda bersedia untuk mengambil satu langkah kecil pada suatu waktu.

Dan jika Anda merasa kewalahan dan bahkan tidak tahu harus mulai dari mana, cobalah empat langkah ini terlebih dahulu!

  1. Terorganisir
  2. Buat jadwal
  3. Fokus pada satu hari pada satu waktu
  4. Rayakan kemenangan Anda!

Saya berjanji bahwa Anda mampu melakukan lebih dari yang Anda pikirkan!

Ingin lebih banyak kiat organisasi? Jangan lewatkan sumber daya berharga ini!

LANGKAH BERIKUTNYA & SUMBER TAMBAHAN

Siap untuk mengambil tindakan? Di sini, di Living Well Spending Less®, kami memiliki beberapa sumber daya yang luar biasa untuk mengembangkan dan memelihara sistem rumah yang sederhana namun kuat di setiap area kehidupan Anda.

  1. Pertama, periksa kami Kotak Alat Sistem Rumah, seluruh perpustakaan digital alat dan sumber daya untuk mengatur setiap aspek kehidupan rumah Anda.
  2. Bergabunglah dengan daftar tunggu untuk Akademi Hidup Sehat™, program khas kami yang dirancang untuk membawa Anda dari stres dan kewalahan menjadi tenang, bahagia, dan mengendalikan sistem rumah Anda hanya dalam empat minggu.



Sumber :
KobraQQ
BonusQQ
Itupoker

Leave a Reply

Your email address will not be published.